Trzeba udać się do urzędów
Wszelkie formalności, jakie należy spełnić przygotowując imprezę motocyklową albo zlot motocykli zależą od jej rozmiarów. Zdecydowanie najtrudniej zorganizować zlot motocykli, który będzie przy okazji imprezą masową. Wówczas konieczne jest uzyskanie wielu zgód i uzgodnień, m.in. z powiatową komendą policji i straży pożarnej oraz stacją sanepidu i pogotowiem ratunkowym; przygotowanie terenu imprezy i jego odpowiednie zabezpieczenie (także medyczne i w niezbędne media – np. sanitariaty), czy opracowanie procedur bezpieczeństwa, chociażby w zakresie ewakuacji. Formalności te należy dopełnić co najmniej miesiąc przed planowaną datą imprezy.
Jednak nawet w przypadku, gdy zlot motocyklowy bądź inne tego rodzaju wydarzenie nie będzie imprezą masową w żadnym wypadku organizator nie powinien lekceważyć kwestii bezpieczeństwa. Stąd zawsze należy dołożyć odpowiednich starań przy zabezpieczaniu terenu imprezy, wyposażaniu go w niezbędne sanitariaty oraz właściwe zabezpieczenie medyczne. W czasie pandemii należy także pamiętać o przestrzeganiu restrykcji sanitarnych. W końcu jakiekolwiek uchybienia zawsze obciążają organizatora, któremu grozi odpowiedzialność cywilnoprawna, a nawet karna.
Przezorny zawsze ubezpieczony
Z tych względów warto także pomyśleć o wykupieniu specjalnej polisy ubezpieczeniowej za szkody, jakie mogą wyniknąć w związku z przebiegiem imprezy. Stosunkowo dużo towarzystw ubezpieczeniowych oferuje tego rodzaju polisy, które dobrze zabezpieczają interesy organizatora – zwłaszcza w przypadku, gdyby został on pozwany w związku z nieodpowiednią organizacją zlotu motocyklowego. Wybór takiego ubezpieczenia powinien być podyktowany przede wszystkim wartością polisy – a więc wysokością kwoty, do której towarzystwo gwarantuje pokrycie szkód – oraz jej szczegółowymi warunkami. Stąd przed zawarciem umowy ubezpieczenia koniecznie należy szczegółowo zapoznać się z postanowieniami kontraktu. Warto pamiętać, że posiadanie polisy OC jest obowiązkowe dla organizatora imprezy masowej, na którą wstęp jest odpłatny.
W każdym razie organizację imprezy motocyklowej zawsze należy rozpocząć od odpowiedzi na pytanie, do jak dużego kręgu miłośników jednośladów jest ona adresowana. Od udzielonej odpowiedzi zależy to, jakim wymaganiom prawnym należy sprostać oraz na jaki zakres odpowiedzialności trzeba się przygotować. Jednak w żadnym wypadku nie należy lekceważyć formalności, jakie ustawodawca nakłada na organizatorów takich wydarzeń, czy zbyt późno rozpoczynać załatwianie spraw urzędowych związanych z imprezą. Odpowiedzialność za zaniedbania może być po prostu bardzo daleko idąca, zamieniając przyjemność spotkania w gronie motocyklistów w problemy związane nawet z koniecznością stawiennictwa przed sądem.